5 tips voor online meetings in tijden van corona

Succesvol digitaal samenwerken is iets waar we als De Nieuwe Zaak al veel mee bezig waren. Nu, tijdens de coronacrisis, is dit punt nog essentiëler geworden. Iedereen werkt verplicht thuis, waardoor alle contactmomenten via Slack, Hangouts, Skype of Zoom gaan. En dat is behoorlijk wennen! Niet meer even langs het bureau van je collega lopen om een snelle vraag te stellen, geen praatje bij de koffieautomaat en geen face to face meetings of stand-ups meer. Vandaag de dag verzamelen we ons online voor meetings – zelfs de gezamenlijke lunch en de praatjes bij de koffieautomaat vinden online plaats. En dit alles lukt ons best goed, zowel met collega’s onderling als met onze klanten! We merken binnen onze teams zelfs dat de klantrelaties sterk verbeteren door het digitaal werken. We geven je graag een aantal tips om ook succesvol samen te werken – op afstand!

Hoe werk je online samen met klanten?

Ook contact met klanten vindt op afstand plaats. Een voorbeeld: voor Heutink zijn we bezig met een replatforming traject voor hun B2B portal. Zoals ieder groot implementatieproject starten we met een analysefase. Tijdens deze voorbereidingen kwam het coronavirus in Nederland, dus moesten we een nieuwe aanpak bedenken. Samen met Heutink hebben we besloten om gewoon te beginnen aan de sessies, maar dan online!

1. Houd meetings in een kleine groep

Waar we normaliter gebruik maken van intensieve, visuele en interactieve workshops met specialisten van De Nieuwe Zaak en de betrokkenen vanuit de klant, moesten we het online gaan inplannen. We hebben ervoor gekozen om een beperkte groep mensen uit te nodigen, want online meetings met te veel mensen staat garant voor chaos.

2. Bereid je nog beter voor

Het nadeel van bovenstaande is wel dat je minder input hebt vanuit de verschillende disciplines. Daarom hebben we alle betrokkenen van tevoren ‘huiswerk’ gegeven. Zo konden we toch input van iedereen ontvangen, zonder dat ze aanwezig waren bij de workshop. Het belangrijkste is dus: bereid je meetings nog beter voor. Voor beide partijen. Zo is er minder tijd nodig om to the point te komen en werk je efficiënter.

3. Wijs een leider aan

Belangrijk voor online meetings: geef iemand duidelijk de regie. Deze persoon neemt de leiding en geeft de andere aanwezigen ‘de beurt’ om te spreken. Zo komt iedereen aan het woord en voorkom je dat iedereen door elkaar heen gaat praten. Hierbij is het handig dat iedereen zijn audio mute, tenzij je aan het woord bent.

4. Houd het kort

Heb je normaliter sessies of meetings die een halve dag duren? Doe dat niet online. Knip zo’n sessie bijvoorbeeld in twee stukken op, met daartussen een pauze van minimaal een uur. Zo kan iedereen even iets anders doen en weer fris aan de tweede helft beginnen, zonder in te kakken!

5. Houd het simpel

Heb je dure of speciale tools nodig voor deze online meetings? Nee hoor! Bij deze case gebruiken we Google Hangouts voor de call en Google Spreadsheets voor het verwerken van de input. Iedereen had toegang (let op: zorg ervoor dat iedereen van te voren al toegang krijgt) en kon dus live meekijken. Ideaal!

Bovenstaande inzichten hebben ervoor gezorgd dat de online versie van de workshop bij Heutink een succes was. Tjibbe van Heutink vertelt:

“Complimenten voor de aanpak van vandaag. Ik vond het heel goed gaan, veel beter dan ik had verwacht! Marlies hield super de regie en voor mijn gevoel gingen we er heel goed doorheen. Misschien ging het zelfs beter dan offline, omdat iedereen aan het woord kwam en input kon leveren.”

We zijn blij dat we tijdens deze rare tijden het contact met onze klanten (online) kunnen blijven behouden. Benieuwd naar nog meer tips in tijden van het coronavirus? Check dan het blog Digitaal inspelen op de Corona-crisis of Alle Corona-checks op een rij.